Practical aspects of the use of FMEA tool in clinical laboratory risk management / Aspectos práticos da utilização da ferramenta FMEA na gestão de riscos do laboratório clínico

ABSTRACT

INTRODUCTION: This paper presents the failure modes and effects analysis (FMEA) tool in a clinical laboratory through the introduction of new technology for blood gas and serum ionized calcium in multi-parameter analyzers such as Point of Care Testing (POCT). OBJECTIVE: To present FMEA as a tool for risk managing and improvement with the introduction of new technologies in a public laboratory. METHODS: The change of multiparameter gas analyzer type POCT was defined and described as a process. Subsequently, the criteria were presented to the risk assessment and its quantification. We studied the failure modes that might occur in this process. We established three action plans involving improvements to be made in the technological change. FMEA was applied in two stages at the beginning of the project and after the implementation of the proposed measures. RESULTS: The first plan involved administrative measures related to the bidding process; the second preventive action involved the possibility of which supplier would win the bid by studying the efficiency of the analyzer and its impact on productivity; the third set of actions was directed to improvements in the relationship with the clinical staff in order to minimize occasional complaints. The last actions referred to employing new employees to meet the growing demand. CONCLUSION: FMEA proved to be a reliable tool for performance improvement, which proactively identifies, prioritizes and mitigates patient risks.

RESUMO

INTRODUÇÃO: O artigo apresenta a ferramenta de análise do modo e do efeito de falhas (FMEA) dentro de um laboratório clínico por meio da introdução de nova tecnologia para gasometria e cálcio iônico sérico em analisadores multiparâmetros do tipo testes laboratoriais remotos (TLR) ou point of care testing (POCT). OBJETIVO: Apresentar a FMEA como ferramenta de gestão de riscos e de melhoria em um laboratório público ao introduzir novas tecnologias. MÉTODOS: A mudança de analisadores de gases multiparâmetros do tipo POCT foi definida e descrita como um processo. A seguir, foram apresentados os critérios para a avaliação dos riscos e a sua quantificação. Foram estudados os modos de falha pelos quais algo poderia falhar nos componentes desse processo. Estabeleceram-se três planos de ações que envolviam melhorias a serem introduzidas na mudança de tecnologia. A FMEA foi aplicada em dois momentos no início do projeto e após a implantação das medidas propostas. RESULTADOS: O primeiro plano envolveu medidas administrativas vinculadas ao processo licitatório; a segunda ação preventiva envolveu a possibilidade de qual fornecedor venceria a licitação, estudando-se a eficiência do analisador e seu impacto na produtividade; o terceiro conjunto de ações foi dirigido às melhorias no relacionamento com o corpo clínico para minimizar as eventuais reclamações. As últimas ações referiram-se à contratação de novos funcionários para atender à demanda crescente. CONCLUSÃO: A FMEA revelou-se um instrumento de melhoria de desempenho para o laboratório, que de maneira proativa identifica, prioriza e mitiga os riscos do paciente.