The influence of records on medical charts as a factor associated with technical disallowances / La influencia de los registros en la historia clínica como uno de los factores que se asocia al fallo técnico hospitalario / A influência dos registros do prontuário como um dos fatores associados à glosa técnica hospitalar

ABSTRACT Objective: identify the influence of records in medical charts as one of the factors associated with technical disallowances. Method: quantitative, analytical, cross-sectional field study conducted in 2018 in two hospitals. A total of 324 payment statements were analyzed, considering five health plan operators in each hospital. These statements contain the codes of disallowances provided in the TISS [Exchange of Information on Supplementary Health] Table. Results: technical disallowances concerning materials were higher than those concerning medications in hospitals 1 and 2, 90.99% and 84.79%, respectively. The factors associated with technical disallowances were hospital stay — p=0.001 in hospital 1 and p=0.01 in hospital 2 — and type of hospitalization in hospital 2, p=0.000. Hospital 1 amounted to R$2,305.61 (2.28%) of disallowances in nine medical charts. However, all the medical charts contained the records of technical reports, which can be appealed. A different result was found for hospital 2, where 43 medical charts totaled R$31,181.14 (17.82%) of disallowances, R$3,096.13 of which concern missing codes (material and medication); hence, no appeal is possible, resulting in financial loss. Conclusion: the monetary amounts of technical disallowances were higher in both hospitals. There is evidence that the length of hospital stay generates disallowances. Therefore, the records in medical charts influence disallowances, and missing records lead to financial loss. TISS standardizes the reasons for disallowances, favoring justifications to appeal, and facilitates the analysis of records and controls of payments to the services provided.

RESUMEN Objetivo: identificar la influencia de los registros en las historias clínicas como uno de los factores asociados al fallo técnico. Método: estudio cuantitativo analítico, de campo, transversal, en el año 2018, en dos hospitales. Se analizaron 324 extractos de pago, con cinco operadores de cada hospital. En estas declaraciones se describen los códigos del fallo que hacen referencia a la Tabla de Dominio de Intercambio de Información Sanitaria Suplementaria (TISS). Resultados: en los hospitales 1 y 2, el fallo técnico del material fue superior a la de la medicación, siendo del 90,99% y del 84,79%, respectivamente. Los factores asociados al fallo técnico fueron la duración de la estancia; p = 0,001 en el hospital 1 y p = 0,01 en el hospital 2, y el tipo de ingreso en el hospital 2 con p = 0,000. El Hospital 1 presentó R$ 2.305,61 (2,28%) de fallos en nueve historias clínicas. Sin embargo, todos presentaron registros de informe técnico, las cuales pueden ser apeladas. Resultados diferentes en el hospital 2, donde se han encontrado 43 historias clínicas, por un valor de R$ 31.181,14 (17,82%) y, de este valor, R$ 3.096,13 se refieren a los códigos de material y de medicamentos, no teniendo registros en las historias clínicas y no siendo posible apelar, acarreando pérdidas. Conclusión: en los dos hospitales, el valor del fallo técnico del material fue mayor. Hay pruebas de que el tiempo de permanencia puede generar fallos, y en cuanto al registro en la historia clínica, este influye en el fallo y, cuando falta, genera una pérdida financiera. El uso del TISS normaliza los motivos de los fallos, favorece la realización de la justificación del recurso, facilita el análisis de los expedientes y ayuda a controlar el pago del servicio prestado.

RESUMO Objetivo: identificar a influência dos registros no prontuário como um dos fatores associados à glosa técnica. Método: estudo quantitativo analítico, de campo, transversal, realizado no ano de 2018 em dois hospitais. Foram analisados 324 demonstrativos de pagamento, sendo cinco operadoras de cada hospital. Nesses demonstrativos, estão descritos códigos de glosa referentes à Tabela de Domínio de Troca de Informações de Saúde Suplementar (TISS). Resultados: nos hospitais 1 e 2, a glosa técnica de material foi maior que a de medicamento, sendo 90,99% e 84,79%, respectivamente. Os fatores associados à glosa técnica foram o tempo de permanência — p = 0,001 no hospital 1 e p = 0,01 no hospital 2 — e o tipo de internação no hospital 2, com p = 0,000. O hospital 1 apresentou R$ 2.305,61 (2,28%) de glosa em nove prontuários. Contudo, todos apresentaram registros de relatório técnico, que pode ser recursado. O resultado foi diferente do hospital 2, onde foram glosados 43 prontuários, no valor de R$ 31.181,14 (17,82%); desse valor, R$ 3.096,13 são referentes aos códigos de material e de medicamentos, não havendo registros em prontuários e não sendo possível fazer recurso, acarretando perda. Conclusão: nos dois hospitais, o valor da glosa técnica de material foi maior. Há evidência de que o tempo de permanência pode gerar glosa. Quanto ao registro no prontuário, este influencia na glosa e, quando ausente, gera perda financeira. A utilização do TISS padroniza os motivos de glosas, favorece a realização da justificativa do recurso, facilita a análise dos registros e auxilia no controle do pagamento do serviço prestado.

Análise de glosas técnicas em centro cirúrgico de hospital geral privado / Analysis of technical disallowances in a surgical center of a private general hospital

Objetivo: analisar glosas técnicas geradas em centro cirúrgico de hospital geral privado. Métodos: pesquisa documental retrospectiva, cuja amostra constituiu-se de 383 prontuários com contas hospitalares glosadas, nas quais foram avaliadas as porcentagens de glosa, por intermédio de modelos de Equações de Estimação Generalizadas. Resultados: foram glosados 1.373 itens, 82,1% correspondentes aos profissionais de enfermagem e 17,9% aos médicos anestesistas. Os grupos contábeis "materiais" e "medicamentos" apresentaram os itens mais glosados, 67,7% e 13,2%, respectivamente. A maior quantidade de itens glosados foi gerada por profissionais de enfermagem, contudo a porcentagem mais elevada correspondeu aos médicos anestesistas. Conclusão: a análise das contas hospitalares subsidiou o cálculo do número de glosas técnicas, com total de 1.373 itens, sendo os profissionais de enfermagem responsáveis pela maioria dos itens glosados e com predominância do grupo contábil "materiais", contribuindo para busca de alternativas que incrementem o faturamento no centro cirúrgico pesquisado. (AU)

Processo de auditoria e faturamento de contas em hospital geral privado: um estudo de caso / Audit and account billing process in a private general hospital: a case study

Mapear, descrever e validar o processo de auditoria e faturamento de contas e recursos de glosas em um hospital geral, de grande porte, privado, foi o objetivo deste estudo. Pesquisa exploratória, descritiva, do tipo estudo de caso. Foram realizados momentos de observação não participante nos Setores de Auditoria Interna e de Recurso de Glosas do hospital visando o mapeamento dos processos objeto de estudo. Os dados obtidos foram validados por especialistas da área de auditoria de contas hospitalares, internos e externos ao hospital. Os processos, descritos e ilustrados na forma de três Fluxogramas, favorecem aos profissionais racionalizar as atividades e o tempo despendido no faturamento hospitalar evitando/minimizando a ocorrência de falhas e gerando resultados financeiros mais eficazes. O mapeamento, a descrição e a validação dos processos de auditoria e faturamento e recurso de glosas propiciaram maior visibilidade e legitimidade às ações desenvolvidas pelos enfermeiros auditores.

Our study aimed to map, describe and, validate the audit, account billing and billing reports processes in a large, private general hospital. An exploratory, descriptive, case report study. We conducted non-participatory observation moments in Internal Audit Sectors and Billing Reports from the hospital, aiming to map the processes which were the study objects. The data obtained was validated by internal and external audit specialists in hospital bills. The described and illustrated processes in three flow-charts favor professionals to rationalize their activities and the time spent in hospital billing, avoiding or minimizing the occurrence of flaws and, generating more effective financial results. The mapping, the description and the audit validation process and billing and, the billing reports propitiated more visibility and legitimacy to actions developed by auditor nurses.

Billing of nursing procedures at an intensive care unit / Faturamento de procedimentos de enfermagem em uma Unidade de Terapia Intensiva / La facturación de procedimientos de enfermería en una Unidad de Terapia Intensiva

This study aimed to: estimate the billing of nursing procedures at an intensive care unit and calculate how much of total ICU revenues are generated by nursing. An exploratory-descriptive, documentary research with a quantitative approach was carried out. The study was performed at a general ICU of a private hospital in the city of Sao Paulo. The sample consisted of 159 patients. It was concluded that the nursing procedures were responsible for 15.1 percent of total ICU revenues, which breaks down to an average 11.3 percent of revenues coming from nursing prescriptions and 3.8 percent from medical prescriptions. Demonstrating how much nursing contributes to hospital revenues is essential information for nursing managers, as it is an important argument to obtain resources and guarantee safe care.

Os objetivos deste estudo foram: estimar o faturamento gerado pelos procedimentos de enfermagem, em uma unidade de terapia intensiva (UTI), e calcular a porcentagem do faturamento gerado pela enfermagem em relação ao faturamento total da UTI. Trata-se de pesquisa exploratório-descritiva, documental, com abordagem quantitativa. Foi realizada em uma UTI geral, de um hospital privado, na cidade de São Paulo. A amostra foi de 159 pacientes. Os procedimentos realizados pela enfermagem foram responsáveis por 15,1 por cento do faturamento total da UTI, sendo, em média, 11,3 por cento oriundo do faturamento da prescrição de enfermagem e 3,8 por cento da prescrição médica. Demonstrar o quanto a enfermagem contribui para o faturamento dos hospitais é informação essencial para os gestores de enfermagem, pois é argumento importante para a obtenção de recursos e garantia de cuidado seguro.

Los objetivos de este estudio fueron: estimar la facturación generada por los procedimientos de enfermería en una unidad de terapia intensiva y calcular el porcentaje de la facturación generado por la enfermería en relación a la facturación total de la UTI. Se trató de una investigación exploratoria-descriptiva, documental, con abordaje cuantitativo. Fue realizada en una UTI general, de un hospital privado, en la ciudad de Sao Paulo. La muestra fue de 159 pacientes. Los procedimientos realizados por la enfermería fueron responsables por 15,1 por ciento de la facturación total de la UTI, siendo, en promedio, 11,3 por ciento proveniente de la facturación de la prescripción de enfermería y 3,8 por ciento de la prescripción médica. Demostrar cuanto la enfermería contribuye para la facturación de los hospitales es una información esencial para los administradores de enfermería ya que es un argumento importante para la obtención de recursos y garantizar un cuidado seguro.

Treinamento com foco no faturamento assistencial: uma inovação no serviço de educação continuada / Training with Focus on Assistance Invoicing - An Innovation in Continued Education Services

Este se caracteriza por ser exploratório descritivo; teve por objetivos levantar o número de divergências nos registros de procedimentos e materiais pela equipe de enfermagem de um Centro Cirúrgico, antes e após o treinamento sobre faturamento assistencial, e comparar as taxas de divergências antes e após o treinamento. A amostra abrangeu o formulário do trans-operatório, boletim de cobrança de sala cirúrgica e de recuperação anestésica de 160 cirurgias ocorridas nos meses de julho e novembro de 2001. Observou-se uma redução significativa do número de divergências depois do treinamento. O índice de divergências de 38,2por cento em julho abaixou para 22,4por cento em novembro, havendo uma diminuição de 15,8por cento. O treinamento e o acompanhamento da enfermeira de faturamento assistencial mostraram-se eficientes na redução das divergências relacionadas ao registro de enfermagem e, conseqüentemente, contribuíram para aumento do faturamento do hospital.

O faturamento gerado pelos procedimentos de enfermagem em uma unidade de terapia intensiva / Turnover generated by nursing procedures at a intensive care unit

Todos os países, independente do modelo de assistência à saúde adotado, têm compartilhado de um problema comum, os custos explosivos frente a recursos ou orçamentos limitados. Assim, custos crescentes e elevados dos serviços de saúde têm afetado todos os prestadores de serviços, sejam públicos ou privados. Na atual realidade financeira da saúde os hospitais terão que adotar um sistema para se ter um melhor controle dos processos de trabalho e informações precisas que possibilitem avaliar os resultados financeiros do hospital. As enfermeiras administradoras estão cada vez mais sendo envolvidas em decisões financeiras, no planejamento orçamentário de suas instituições, tendo que gerir recursos (humanos, materiais e financeiros) muitas vezes escassos. Diante destas considerações, constata-se a importância da enfermeira enquanto geradora de receita por ações prescritas ao paciente e como gestora das atividades realizadas na sua unidade, demandadas por outro profissional, principalmente em um hospital privado, onde as maiores fontes pagadoras são os convênios. Assim os objetivos desse estudo foram: calcular o faturamento gerado pelos procedimentos de enfermagem em uma unidade de terapia intensiva e calcular a porcentagem do faturamento gerado pela enfermagem em relação ao faturamento total da UTI. Tratou-se de uma pesquisa exploratória, descritiva, documental, com abordagem quantitativa. Foi realizado em uma UTI geral, de um hospital geral, privado, degrande porte, com 407 leitos, na cidade de São Paulo. A amostra foi de 159 pacientes. As fontes para obtenção dos dados foram as prescrições de enfermagem, as prescrições médicas, a fatura do paciente, o guia para apontamento em planilhas e procedimentos da qualidade. Foram elaborados dois instrumentos para coleta de dados. Concluiu-se que os procedimentos da prescrição de enfermagem, que mais contribuíram, foram: verificar débito cardíaco, instalar VAMP, colocar ) trackcare, trocar filtro umidificador, verificar pressão capilar pulmonar e fazer curativos e os procedimentos de enfermagem, da prescrição médica, que mais contribuíram foram: dieta enteral, dieta parenteral (NPP) e diálise. Em média, o faturamento recebido de cada paciente foi de R$8.918,30; o faturamento dos procedimentos de enfermagem, oriundos da prescrição de enfermagem foi de R$1.230,33 e os da prescrição médica foi de R$508,57. Em média o faturamento da prescrição de enfermagem foi de 11,3%, ou seja, o faturamento da prescrição de enfermagem foi maior que o da prescrição médica; sendo 5,4% com mão-de-obra e 5,9% foram com materiais e em média, 3,8% do faturamento obtido de cada paciente, foi da prescrição médica; desses, 1,4% foi com mão-de-obra e 2,4% foi com materiais. Obteve-se, então, que os procedimentos de enfermagem foram responsáveis por 15,1% do faturamento total da UTI. A abordagem do tema representou um grande desafio pela falta de literatura específica a respeito,além de ser uma realidade, praticamente, nova para a enfermeira que, hoje, é considerada gestora de sua unidade de negócio.

Every country, no matter the health assistance model adopted, has been sharing a common problem: high costs facing limited resources and budgets. Thus, growing and high costs of health services have been affecting all public or private service providers. In the current financial health reality, hospitals will have to adopt a system to get a better control of work processes and precise information to make possible to evaluate the Hospital's financial results. Nurse managers are even more involved in financial decisions, and budget institution planning and have to manager human, material and financial resources which sometimes are rare. Facing those considerations, the importance of the nurses is proven as income generator by actions prescribed to patients and as managers of activities held at their units, demanded by another professional, mainly at a private hospital, where major payer sources are medical health care. Thus, this study objects were: calculating incoming generated by nursing procedures at a intensive care unit and calculating percentage of incoming generated by nursing facing the total IUC incoming. It was an exploratory, descriptive, documental and quantitative approach research. It was held at a general ICU at a general private big hospital with 407 beds in the city of São Paulo. 159 patients were enrolled for the sample. Data sources were nursing prescriptions, medical prescriptions, patient's invoice, permit to note in spreadsheet and qualityprocedures. Two data collection instruments were elaborated. We concluded nursing prescription procedures that contributed most were: verifying heart debt, installing VAMP, placing trackcare, changing humidifier filters, verifying pulmonary capillary pressure and plastering and nursing medical prescription procedures that contributed most were: enteral diet, parenteral diet (NPP) and dialysis. As an average, incoming received from each patient was R$8.918,30; nursing procedure incoming, from nursing prescription was R$1.230,33 and those from medical prescription was R$508,57. Nursing prescription incoming was 11,3%, that means, nursing prescription incoming was higher than the medical prescription one; nursing prescription turnover was higher than medical prescription turnover; it was 5,4% with workforce and 5,9% with materials, and 3,8% of each patient turnover was from medical prescription; of these, 1,4% was with workforce and 2,4% with materials. We concluded that nursing procedures were responsible for 15,1% of total ICU incoming. This approach represented a great challenge due to the lack of specific literature, and it is an almost new reality for nurses considered managers of their business unit today.