RESUMO
Importance: Although federal law has long promoted patients' access to their protected health information, this access remains limited. Previous studies have demonstrated some issues in requesting release of medical records, but, to date, there has been no comprehensive review of the challenges that exist in all aspects of the request process. Objective: To evaluate the current state of medical records request processes of US hospitals in terms of compliance with federal and state regulations and ease of patient access. Design, Setting, and Participants: A cross-sectional study of medical records request processes was conducted between August 1 and December 7, 2017, in 83 top-ranked US hospitals with independent medical records request processes and medical records departments reachable by telephone. Hospitals were ranked as the top 20 hospitals for each of the 16 adult specialties in the 2016-2017 US News & World Report Best Hospitals National Rankings. Exposures: Scripted interview with medical records departments in a single-blind, simulated patient experience. Main Outcomes and Measures: Requestable information (entire medical record, laboratory test results, medical history and results of physical examination, discharge summaries, consultation reports, physician orders, and other), formats of release (pick up in person, mail, fax, email, CD, and online patient portal), costs, and request processing times, identified on medical records release authorization forms and through telephone calls with medical records departments. Results: Among the 83 top-ranked US hospitals representing 29 states, there was discordance between information provided on authorization forms and that obtained from the simulated patient telephone calls in terms of requestable information, formats of release, and costs. On the forms, as few as 9 hospitals (11%) provided the option of selecting 1 of the categories of information and only 44 hospitals (53%) provided patients the option to acquire the entire medical record. On telephone calls, all 83 hospitals stated that they were able to release entire medical records to patients. There were discrepancies in information given in telephone calls vs on the forms between the formats hospitals stated that they could use to release information (69 [83%] vs 40 [48%] for pick up in person, 20 [24%] vs 14 [17%] for fax, 39 [47%] vs 27 [33%] for email, 55 [66%] vs 35 [42%] for CD, and 21 [25%] vs 33 [40%] for online patient portals), additionally demonstrating noncompliance with federal regulations in refusing to provide records in the format requested by the patient. There were 48 hospitals that had costs of release (as much as $541.50 for a 200-page record) above the federal recommendation of $6.50 for electronically maintained records. At least 6 of the hospitals (7%) were noncompliant with state requirements for processing times. Conclusions and Relevance: The study revealed that there are discrepancies in the information provided to patients regarding the medical records release processes and noncompliance with federal and state regulations and recommendations. Policies focused on improving patient access may require stricter enforcement to ensure more transparent and less burdensome medical records request processes for patients.
Assuntos
Fidelidade a Diretrizes , Serviço Hospitalar de Registros Médicos , Prontuários Médicos/legislação & jurisprudência , Acesso dos Pacientes aos Registros , Estudos Transversais , Fidelidade a Diretrizes/legislação & jurisprudência , Fidelidade a Diretrizes/normas , Fidelidade a Diretrizes/estatística & dados numéricos , Humanos , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/normas , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/estatística & dados numéricos , Acesso dos Pacientes aos Registros/legislação & jurisprudência , Acesso dos Pacientes aos Registros/normas , Acesso dos Pacientes aos Registros/estatística & dados numéricos , Garantia da Qualidade dos Cuidados de Saúde , Estados UnidosAssuntos
Acesso à Informação/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Gestão de Riscos/métodos , Humanos , Responsabilidade Legal , Política Organizacional , Estados UnidosRESUMO
For mandates, a passing grade is good enough--don't over-do. Alert the CEO early, but wait for a plan before going to the Board. Partner with end-user departments. Don't rely on your vendor to prepare for government mandates. Utilize information from CHIME, AHIMA and peers.
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Sistemas de Informação Hospitalar/organização & administração , Gestão da Informação , Classificação Internacional de Doenças/legislação & jurisprudência , Administradores de Registros Médicos/educação , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Capacitação de Usuário de Computador , Regulamentação Governamental , Setor de Assistência à Saúde , Sistemas de Informação Hospitalar/legislação & jurisprudência , Humanos , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/organização & administração , Técnicas de Planejamento , Estados UnidosRESUMO
Maintaining dual paper and electronic systems is often a necessity in the transition to digital record systems. The challenge in reporting data is keeping track of what data reside where.
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Sistemas de Gerenciamento de Base de Dados , Sistemas de Informação Hospitalar/organização & administração , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/organização & administração , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/organização & administração , Acesso à Informação/legislação & jurisprudência , Difusão de Inovações , Humanos , Responsabilidade Legal , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Cultura Organizacional , Inovação Organizacional , Papel , Projetos de Pesquisa , Integração de Sistemas , Estados UnidosAssuntos
Acesso à Informação/legislação & jurisprudência , Gestão da Informação/normas , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/organização & administração , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/normas , Política Organizacional , Arquivos , Segurança Computacional/legislação & jurisprudência , Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Humanos , Gestão da Informação/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Software , Estados UnidosAssuntos
Redes de Comunicação de Computadores/legislação & jurisprudência , Segurança Computacional/legislação & jurisprudência , Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Regulamentação Governamental , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/organização & administração , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Acesso à Informação/legislação & jurisprudência , Humanos , Responsabilidade Legal , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Medidas de Segurança , Telemedicina/legislação & jurisprudência , Roubo/legislação & jurisprudência , Roubo/prevenção & controle , Estados UnidosAssuntos
Revelação/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Processos de Cópia , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/organização & administração , Política Organizacional , Estados UnidosAssuntos
Acesso à Informação/legislação & jurisprudência , Internacionalidade/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/organização & administração , Serviços Terceirizados/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Radiologia/organização & administração , Telerradiologia/organização & administração , Confidencialidade , Humanos , Responsabilidade Legal , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/normas , Serviços Terceirizados/normas , Serviço Hospitalar de Radiologia/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Radiologia/normas , Medidas de Segurança , Telerradiologia/legislação & jurisprudência , Telerradiologia/normas , Estados UnidosRESUMO
Numerous researchers have expressed concern over the impacts on medical records availability of the newly effective Medical Information Privacy rule, as authorized by the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). The increased costs associated with compliance with the rule, and the increased potential for financial liability, raises the possibility that hospitals may be less likely to participate in such research, resulting in a decrease of the validity of multisite studies designed to represent an entire population. Our multisite medical record validation study, designed to assess the accuracy of maternally linked birth records, provides an overview of a number of HIPAA implementation challenges. We found that the new HIPAA rule presents new challenges for those who rely on the release of medical record information for epidemiologic research. At the very minimum, increased compliance costs associated with human subjects protection and increased administrative burden for researchers would seem to be inevitable as medical institutions address the requirements of the new HIPAA rule by instituting more complex and thus more cumbersome procedures. Researchers should anticipate increased costs and plan accordingly when budgeting for human subjects review processes.
Assuntos
Declaração de Nascimento/legislação & jurisprudência , Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Estudos Epidemiológicos , Fidelidade a Diretrizes/legislação & jurisprudência , Health Insurance Portability and Accountability Act , Serviços de Saúde Materna/legislação & jurisprudência , Registro Médico Coordenado/normas , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Orçamentos , Comitês de Ética em Pesquisa , Feminino , Fidelidade a Diretrizes/economia , Humanos , Responsabilidade Legal , Masculino , Serviços de Saúde Materna/economia , Serviços de Saúde Materna/estatística & dados numéricos , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/economia , Gravidez , Estados Unidos , WashingtonRESUMO
After a year of HIPAA, there's still some adjusting to do. Some don't grasp the value of accounting to patients about disclosures, but HHS' Richard Campanelli, left, says it offers patients reassurance that their data was safeguarded. Baylor's Donna Bowers, on the cover, says caregivers are now understanding that "Maybe (patients) do care that I'm asking all these personal questions in front of all these people."
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Fidelidade a Diretrizes/estatística & dados numéricos , Health Insurance Portability and Accountability Act , Administração Hospitalar/estatística & dados numéricos , Prontuários Médicos/legislação & jurisprudência , Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Revelação/legislação & jurisprudência , Fidelidade a Diretrizes/legislação & jurisprudência , Pesquisas sobre Atenção à Saúde , Administração Hospitalar/legislação & jurisprudência , Administradores Hospitalares/psicologia , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/estatística & dados numéricos , Responsabilidade Social , Estados UnidosAssuntos
Comércio/legislação & jurisprudência , Health Insurance Portability and Accountability Act , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Prontuários Médicos/legislação & jurisprudência , Direitos Civis/legislação & jurisprudência , Advogados , Responsabilidade Legal , Medidas de Segurança , Texas , Roubo , Estados UnidosAssuntos
Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Fidelidade a Diretrizes/legislação & jurisprudência , Health Insurance Portability and Accountability Act , Administração Hospitalar/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Georgia , Estados Unidos , United States Dept. of Health and Human ServicesRESUMO
After all the planning and implementation, how can you ensure your electronic records hold up in court? Here's an overview of the many ramifications of electronic records. Learn how to protect your facility while preserving record integrity.
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Documentação/normas , Health Insurance Portability and Accountability Act , Responsabilidade Legal , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Sistemas Computadorizados de Registros Médicos/normas , Segurança Computacional , Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Educação Continuada , Internet/normas , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/organização & administração , Política Organizacional , Controle de Qualidade , Gestão de Riscos/legislação & jurisprudência , Estados UnidosAssuntos
Setor de Assistência à Saúde/legislação & jurisprudência , Responsabilidade Legal , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Gestão de Riscos/legislação & jurisprudência , Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Revelação , Fraude/legislação & jurisprudência , Sistemas de Informação Hospitalar/legislação & jurisprudência , Humanos , Imperícia/legislação & jurisprudência , Administradores de Registros Médicos , Estudos de Casos Organizacionais , Papel Profissional , Estresse Psicológico , Estados UnidosAssuntos
Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Revelação/legislação & jurisprudência , Health Insurance Portability and Accountability Act , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Contratos , Responsabilidade Legal , Privacidade/legislação & jurisprudência , Estados Unidos , United States Dept. of Health and Human ServicesAssuntos
Processos de Cópia/economia , Controle de Formulários e Registros/economia , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/economia , Acesso dos Pacientes aos Registros/economia , Orçamentos , Controle de Formulários e Registros/legislação & jurisprudência , Health Insurance Portability and Accountability Act , Custos Hospitalares , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Acesso dos Pacientes aos Registros/legislação & jurisprudência , Estados UnidosAssuntos
Confidencialidade/legislação & jurisprudência , Health Insurance Portability and Accountability Act , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/legislação & jurisprudência , Prontuários Médicos/legislação & jurisprudência , Governo Federal , Regulamentação Governamental , Prontuários Médicos/normas , Serviço Hospitalar de Registros Médicos/normas , Acesso dos Pacientes aos Registros/legislação & jurisprudência , Estados UnidosRESUMO
Recent health care reforms, the start of accreditation processes of health institutions, and the introduction also in the health system of risk management concepts and instruments, borrowed from the enterprise culture and the emphasis put on the protection of privacy, render evident the need and the urgency to define and to implement improvement processes of the organization and management of the medical documentation in the hospital with the aim of facilitation in fulfilment of regional and local health authorities policies about protection of the safety and improvement of quality of care. Currently the normative context that disciplines the management of medical records inside the hospital appears somewhat fragmentary, incomplete and however not able to clearly orientate health operators with the aim of a correct application of the enforced norms in the respect of the interests of the user and of local health authority. In this job we individuate the critical steps in the various phases of management process of the clinical folder and propose a new model of regulations, with the purpose to improve and to simplify the management processes and the modalities of compilation, conservation and release to entitled people of all clinical documentation.