Canadian organ donation organizations' donor audit processes: an environmental scan.

PURPOSE: Deceased donor audits (DAs) allow organ donation and transplantation systems to measure and analyze missed donation opportunities (MDOs). Missed donation opportunities can harm both patients/families denied the opportunity to donate and patients on transplant waitlists denied access to lifesaving organs. In Canada, there are no national standards for DAs, data analysis, nor accountability processes surrounding MDOs. Understanding DA current practice in each jurisdicton would facilitate developing a national strategy for DAs. METHOD: All provincial organ donation organizations (ODOs) were invited to participate in an environmental scan (ES) of current DA practices. The two ES phases were an electronic survey followed by semistructured interviews. We collected information about the objectives, frequency, scope, data collection methodology, resources required, definitions/metrics used, and process for reporting outcomes. RESULTS: All eleven ODOs participated in both phases of the ES (July and October 2019). The primary purposes for conducting DAs were to estimate the following: 1) donor potential (5/11, 45%); 2) system performance at the provincial level (3/11, 27%); and 3) system performance at the hospital level (3/11, 27%). Frequency of DAs varied from weekly to annually, depending on the availability of death reports, urban vs rural setting, and staffing. High variability was observed in DA methodology, donor definitions, and metrics across jurisdictions. CONCLUSION: There is significant variability across Canadian ODOs in the methodology, definitions, timeliness, data collection, and reporting of DAs. This underscores the need for a national donor audit strategy to reduce preventable harm from MDOs to patients/families at end of life and those on transplant waitlists.

RéSUMé: OBJECTIF: Les vérifications des donneurs et donneuses décédé·es permettent aux systèmes de dons et de transplantations d'organes de mesurer et d'analyser les occasions de dons manquées. Les occasions de don manquées peuvent nuire à la fois aux patient·es et aux familles qui se voient refuser la possibilité de faire un don et à la patientèle inscrite sur les listes d'attente pour une greffe qui se voit refuser l'accès à des organes vitaux. Au Canada, il n'existe pas de normes nationales pour les vérifications de donneurs et donneuses, ni pour l'analyse des données ou les processus de responsabilisation entourant les occasions de dons manquées. L'élaboration d'une stratégie nationale pour les vérifications des donneurs et donneuses serait facilitée par la compréhension des pratiques actuelles de vérification de chaque territoire. MéTHODE: Tous les organismes provinciaux de don d'organes (ODO) ont été invités à participer à une analyse environnementale des pratiques actuelles en matière de vérification des donneurs et donneuses. Les deux phases de l'analyse environnementale consistaient en un sondage électronique suivi d'entrevues semi-structurées. Nous avons recueilli des informations sur les objectifs, la fréquence, la portée, la méthodologie de collecte de données, les ressources requises, les définitions/paramètres utilisés et le processus de communication des résultats. RéSULTATS: Les onze ODO ont participé aux deux phases de l'analyse environnementale (juillet et octobre 2019). Les principaux objectifs des vérifications de donneurs et donneuses étaient d'estimer ce qui suit : 1) le potentiel de donneur ou donneuse (5/11, 45 %); 2) le rendement du système à l'échelle provinciale (3/11, 27 %); et 3) le rendement du système au niveau hospitalier (3/11, 27 %). La fréquence des vérifications variait d'une fois par semaine à une fois par année, selon la disponibilité des déclarations de décès, le milieu urbain vs rural, et la dotation en personnel. Une grande variabilité a été observée dans la méthodologie de vérification, les définitions de donneur/donneuse et les paramètres entre les territoires des ODO. CONCLUSION: Il existe une grande variabilité entre les ODO canadiens en ce qui concerne la méthodologie, les définitions, la rapidité, la collecte de données et la production de rapports sur les vérifications des donneurs et donneuses. Cela souligne la nécessité d'une stratégie nationale de vérification des donneurs et donneuses pour réduire les préjudices évitables causés par les occasions de dons manquées aux patient·es/familles en fin de vie et aux personnes sur les listes d'attente pour une transplantation.

Preventable harm in the Canadian organ donation and transplantation system: a descriptive study of missed organ donor identification and referral.

PURPOSE: Deceased organ donation is predicated on timely identification and referral (IDR) of potential organ donors. Many Canadian provinces have legislated mandatory referral of potential deceased donors. Untimely or missed IDRs are safety events where best or expected practice has not occurred causing preventable harm to patients and denying families the opportunity of donation at end of life (EOL) as well as denying transplant waitlist patients access to lifesaving organs. METHODS: We requested donor definitions and data to calculate IDR, consent, and approach rates from all Canadian organ donation organizations (ODOs) for 2016-2018. We then estimated the number of missed IDR patients who were eligible for approach (safety events) and the associated preventable harm to patients at EOL and on transplant waitlists. RESULTS: Annually, there were 63-76 missed IDR patients eligible for approach (3.6-4.5 per million population [PMP]) from four ODOs-three with mandatory referral legislation. Applying each ODO's approach and consent rates for the corresponding year, there were 37-41 missed donors (2.4 donor PMP) annually. Assuming three transplants per donor, the theoretical number of missed transplants would be 111-123 (6.4-7.3 transplants PMP) annually. CONCLUSIONS: Data from four Canadian ODOs show that missed IDR safety events resulted in important preventable harm measured by a lost opportunity for donation of 2.4 donors PMP annually and 354 potentially missed transplants between 2016 and 2018. Given that 223 patients died on Canada's waitlist in 2018, national donor audits and quality improvement initiatives to optimize IDR are essential to reduce preventable harm to these vulnerable populations.

RéSUMé: OBJECTIF: Le don d'organes provenant de personnes décédées repose sur l'identification et l'aiguillage en temps opportun des donneurs d'organes potentiels. De nombreuses provinces canadiennes ont légiféré sur l'aiguillage obligatoire des donneurs potentiels décédés. Les identifications et aiguillages inopportuns ou manqués constituent des événements liés à la sécurité pour lesquels la meilleure pratique ou la pratique attendue n'a pas eu lieu, causant des préjudices évitables aux patients et privant les familles de la possibilité de faire un don en fin de vie, tout en refusant aux patients inscrits sur une liste d'attente de greffe un accès à des organes vitaux. MéTHODE: Nous avons demandé les définitions et les données sur les donneurs pour calculer les taux d'identification et d'aiguillage, de consentement et d'approche de tous les organismes canadiens de don d'organes (ODO) pour la période de 2016-2018. Nous avons ensuite estimé le nombre de patients n'ayant pas été identifiés et aiguillés mais qui étaient admis à être approchés (événements liés à la sécurité) et les préjudices évitables aux patients en fin de vie et sur les listes d'attente pour une greffe. RéSULTATS: Chaque année, l'identification et l'aiguillage a échoué pour 63 à 76 patients éligibles (3,6 à 4,5 par million d'habitants [PMH]) dans quatre ODO ­ dont trois possédant une législation rendant l'aiguillage obligatoire. En appliquant l'approche et les taux de consentement de chaque ODO pour l'année correspondante, on a constaté qu'il y avait de 37 à 41 donneurs manqués (2,4 donneurs PMH) chaque année. En supposant trois greffes par donneur, le nombre théorique de greffes manquées serait de 111 à 123 (6,4 à 7,3 greffes PMH) par an. CONCLUSION : Les données de quatre ODO canadiens montrent que les événements de sécurité liés à une identification et un aiguillage manqués ont entraîné d'importants préjudices évitables, mesurés par une occasion perdue de donner pour 2,4 donneurs PMH chaque année et 354 greffes potentiellement manquées entre 2016 et 2018. Étant donné que 223 patients sont décédés sur la liste d'attente du Canada en 2018, les vérifications nationales des donneurs et les initiatives d'amélioration de la qualité visant à optimiser l'identification et l'aiguillage sont essentielles pour réduire les préjudices évitables causés à ces populations vulnérables.