Accuracy and completeness of electronic medical records obtained from referring physicians in a Hamilton, Ontario, plastic surgery practice: A prospective feasibility study.

ABSTRACT

OBJECTIVE: To assess the feasibility of auditing electronic medical records (EMRs) in plastic surgery for future large-scale research studies. The secondary objective was to ascertain the accuracy and completeness of EMRs accompanying referral requests by physicians for plastic surgery consultation between July and December 2013. METHODS: EMRs of 30 patients were reviewed and crosschecked independently by two reviewers and subsequently verified by a third reviewer using predefined criteria to determine whether they were accurate and/or complete. Descriptive analysis was performed to calculate the frequency of inaccuracies and incompleteness for each EMR information field. Information fields were compared to assess whether the frequency of inaccuracies and incompleteness varied. RESULTS: Of the 270 information fields reviewed, four (1.48%) were inaccurate and 66 (24.4%) were incomplete. The most common field of inaccuracy was current medications, followed by medical history and medical allergies. The most common field of incompleteness was history of presenting illness followed by surgical history. CONCLUSION: Despite their purported benefits, inaccuracies and incompleteness are a frequently occurring problem in EMRs. A large-scale study may be beneficial in determining the efficacy of EMRs in the future.

OBJECTIF Évaluer la faisabilité de vérifier les dossiers médicaux électroniques (DMÉ) en chirurgie plastique en vue de futurs projets de recherche à grande échelle. L'objectif secondaire visait à établir l'exactitude et l'exhaustivité des DMÉ accompagnant les demandes d'aiguillage de médecins vers une consultation en chirurgie plastique entre juillet et décembre 2013. MÉTHODOLOGIE Deux réviseurs, suivis d'un troisième, ont examiné et contre-vérifié les DMÉ de 30 patients de manière indépendante au moyen de critères prédéfinis pour déterminer s'ils étaient exacts ou complets. Ils ont effectué une analyse descriptive pour calculer la fréquence d'inexactitudes et d'omissions dans chaque champ d'information des DMÉ. Ils ont comparé les champs d'information pour évaluer la variation de la fréquence d'inexactitudes et d'omissions. RÉSULTATS Sur les 270 champs d'information examinés, quatre (1,48 %) étaient inexacts et 66 (24,4 %), incomplets. Le champ grevé du plus d'inexactitudes était les médicaments actuels, suivi des antécédents médicaux et des allergies médicales. Le champ le plus souvent incomplet était l'histoire des symptômes initiaux, suivi des antécédents chirurgicaux. CONCLUSION: Malgré les prétendus avantages des DMÉ, les inexactitudes et les omissions sont fréquentes. Une étude à grande échelle pourrait contribuer à déterminer l'efficacité des DMÉ.