SWOT analysis to reduce surgical center idleness and increase revenue in a hospital

ABSTRACT Objective To reduce surgical center idleness by analyzing the competitive structure of the surgical center in a hospital, and thereby generate value in operations and increase hospital revenue. Methods The study used qualitative and quantitative methods and an action research approach involving the surgical center leadership of a small private specialized hospital in southeastern Brazil. We used the Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats or SWOT tool to analyze the competitive structure of the surgical center and then implemented interventions as proposed by the science of improvement method proposed by the Institute of Healthcare Improvement. Results By applying the SWOT tool, we identified a concentration of surgeries in the specialty of Otolaryngology and the need to establish a health management system to reduce the idleness of the operating rooms. Based on subsequent intervention, procedures from other specialties were inserted that increased surgical production by 2.62X, reduced idleness by 67.84%, and increased revenue by over US$ 276,609.87 in 2018 compared to the previous year 2017. Conclusion Investing in quality, surgical schedule management, and inducting new surgeons to the clinical staff resulted in decreased surgical idleness, increased production, better uniformity in scheduling, and increased revenue, while costs remained below the linear trend, allowing for increased profits.

Indicador de qualidade: taxa de mortalidade intraoperatória e pós-operatória / Quality indicator: intraoperative and postoperative mortality rate / Indicador de calidad: tasa de mortalidad intraoperatoria y postoperatoria

Objetivo: Identificar e caracterizar o indicador de qualidade de taxa de mortalidade intraoperatória e pós-operatória. Método: Estudo retrospectivo, quantitativo, com delineamento descritivo, transversal e correlação entre variáveis, realizado de janeiro a dezembro de 2017 em 18.337 prontuários. Foram utilizados métodos de estatística descritiva e inferencial, analisando-se questões de probabilidade de uma população com base nos dados da amostra. Resultados: No período estudado, houve 18.337 pacientes com taxa de mortalidade intraoperatória de 1,75%, e a referente aos sete primeiros dias de pós-operatório foi de 1,76%. Destes, 191 (58,95%) eram do sexo masculino, 32,71% dos pacientes foram classificados como American Society of Anesthesiologists III, e 80,24% das cirurgias de caráter de urgência, classificadas como limpas, tiveram tempo médio de duração de até 120 minutos. Conclusão: A taxa de mortalidade encontrada na instituição está em conformidade com os valores descritos pelo Compromisso com a Qualidade Hospitalar. Houve correlação significativa entre as variáveis: tempo de cirurgia (até 120 minutos) e caráter de urgência; e classificação da cirurgia (limpa) e período de morte (até sete dias).

Objective: To identify and characterize the quality indicator of intraoperative and postoperative mortality rate. Method: This is a retrospective, quantitative, descriptive, cross-sectional study with variable correlation, based on 18,337 medical records and conducted from January to December 2017. The methods used were descriptive and inferential statistics, with analysis of probability issues of a population according to sample data. Results: In the study period, 18,337 patients underwent surgery, with a mortality rate of 1.75% in the intraoperative period and 1.76% in the first seven postoperative days. Among them, 191 (58.95%) were men, and 32.71% were classified as American Society of Anesthesiologists class III; 80.24% of urgent surgeries, considered clean, had a mean duration of up to 120 minutes. Conclusion: The mortality rate found in the facility is in accordance with the values described by the Commitment to Hospital Quality. The following variables showed a significant correlation: operative time (up to 120 minutes) and urgent surgery; and surgical contamination (clean) and death period (up to seven days).

Objetivo: Identificar el indicador de calidad de las tasas de mortalidad intraoperatoria y posoperatoria. Método: Estudio retrospectivo, cuantitativo, con diseño descriptivo, transversal y correlación entre variables, realizado de enero a diciembre de 2017 en 18.337 registros. Se utilizaron métodos de estadística descriptiva e inferencial, analizando la probabilidad de una población a partir de los datos muestrales. Resultados: Durante el período de estudio, hubo 18.337 pacientes, con una tasa de mortalidad intraoperatoria del 1,75%, y la de los primeros siete días postoperatorios del 1,76%. De estos, 191 (58,95%) eran hombres, 32,71% de los pacientes fueron clasificados como American Society of Anesthesiologists III, 80,24% de las cirugías urgentes, clasificadas como limpias, tuvieron una duración media de hasta 120 minutos. Conclusión: La tasa de mortalidad encontrada en la Institución está de acuerdo con los valores descritos por el Compromiso con la Calidad Hospitalaria. Hubo una correlación significativa entre las variables: tiempo de cirugía (hasta 120 minutos) y urgencia; clasificación de cirugía (limpia) y período de muerte (hasta 7 días).

Gerenciamento de recursos humanos em enfermagem: estudo da Interface idade – absenteísmo / Management of human resources in nursing: study of the interface age – absenteeism / Gestión de recursos humanos en enfermería: estudio de la interfaz edad-absentismo

Esta pesquisa retrospectiva teve por objetivo investigar a relação entre a variável idade e a ocorrência de ausências não previstas da equipe de enfermagem. Foi conduzida junto a 652 colaboradores lotados em oito unidades de internação de um hospital de ensino no interior do estado de São Paulo. Constituíram-se em fontes de informações as bases de dados do Departamento de Pessoal, Centro de Atendimento ao Trabalhador (CEAT) e Sistema de Gestão Hospitalar, referentes às ausências não previstas, e dados demográficos da equipe de enfermagem,assim como escalas mensais disponibilizadas pela gerência de enfermagem. As ausências predominantes constituíram-se em licenças médicas- 45,5 a 55,3% na faixa etária de 20-40 anos. Os atestados médicos representaram 28.961 (71,1%) dos 40.744 dias não trabalhados. Houve mais frequência de agravos do sistema osteomuscular em todas as faixas etárias - 12,6 a 38,9% e aparelho respiratório - 11,1% - 20-30 anos.Os transtornos mentais apresentaram mais duração média – 23 (187) e 7.354 dias perdidos (72,5%) - 31 a 50 anos. A idade não se constituiuem fator que influencia a ocorrência de ausências não previstas. O mapeamento do absenteísmo e suas causas permitem refletir sobre as condições laborais e a elaboração de políticas e estratégias de gestão de pessoas.

This retrospective study aimed at investigating the relationship between the variable age and the occurrence of unplanned absences in the nursing team. It was conducted with 652 staff members in eight in patient units of a teaching hospital in the country side of Sao Paulo state. Human Resources Department, Worker Supporting Center (WSC) and Hospital Management System databases were the sources of information usedregarding the unexpected absences and demographic data of the Nursing team, as well as the monthly shifts provided by the nursing management.The prevailing absences were: medical leave - 45.5% to 55.3% in the age group of 20-40 years. Medical reports represented 28.961 (71.1%) of the 40.744days out of work. Higher frequency of disorders were observed in the musculoskeletal system in all age groups - 12.6% to 38.9% and respiratory system - 11.1% - 20 - 30 years. Mental disorders had a higher mean duration - 23(187) and 7.354 days out of work (72.5%) - 31 to 50 years. Age wasnot a factor influencing the occurrence of unplanned absences. Mapping absenteeism and its causes allow reflection on the working conditions and the development of policies and strategies for managing the staff.

Este estudio retrospectivo tuvo como objetivo investigar la relación entre la variable edad y la incidencia de ausencias al trabajo no previstas del equipode enfermería. La investigación se realizó con 652 profesionales en ocho unidades de internación de un hospital universitario del estado de São Paulo.Las fuentes de información fueron las bases de datos del Departamento de Personal, del Centro de Atención al Trabajador (CEAT) y del Sistema de Gestión Hospitalaria, relativos a las ausencias no previstas, y los datos demográficos del equipo de Enfermería, así como las planillas de relevos mensuales suministradas por la gestión de enfermería. Las ausencias predominantes fueron las bajas por enfermedad - 45,5% a 55,3% en la franja etaria de 20 a40 años. Los partes médicos representaron 28.961 (71,1%) de los 40.744 días no trabajados. Hubo una incidencia más grande de dolencias del sistema óseo-muscular en todos los grupos de edad y del aparato respiratorio (11,1%) - 20 a 30 años. Los trastornos mentales tuvieron mayor media de duración– 23 (187) y 7.354 días no trabajados (72,5%) - 31 a 50 años. Se observó que la edad no es un factor que incide en las ausencias no previstas. El mapeodel absentismo y sus causas permite reflexionar sobre las condiciones laborales y sobre la elaboración de políticas y estrategias de gestión de personas.

Composição da equipe de enfermagem em Unidades de Terapia Intensiva / Composition of the nursing staff in Intensive Care Units / Composición del equipo de enfermería en Unidades de Cuidados Intensivos

OBJETIVO: Descrever a composição e distribuição da equipe de enfermagem em Unidades de Terapia Intensiva (UTI). METODO: Estudo descritivo, exploratório, realizado em 17 UTIs de seis instituições hospitalares localizadas na Região Noroeste do Estado de São Paulo. RESULTADOS: Foram encontrados, em média, os seguintes percentuais: 13,1 por cento de enfermeiros, 11,2 por cento técnicos e 75,7 por cento auxiliares de enfermagem. A relação enfermeiro/leito apresentou variação de 0,08 a 0,80 (Md 0,31(0,27;0,41) e a enfermagem/leito de 1,36 a 4,0 (Md 2,45(1,62;2,91). CONCLUSÃO: a composição quanti-qualitativa da equipe de enfermagem nas Unidades de Terapia Intensiva investigadas não se encontra em concordância com os valores recomendados pelo Conselho Federal de Enfermagem (COFEN), no que ser refere a pacientes críticos.

OBJECTIVE: To describe the composition and distribution of nursing staff in the Intensive Care Unit (ICU). METHOD: This exploratory study was conducted in 17 ICUs within six hospitals located in the northwestern region of São Paulo. RESULTS: We found on average the following percentages: 13.1 percent professional nurses, & between 11.2 percent and 75.7 percent technical nursing assistants. The ratio of nurses per bed varied between 0.08 to 0.80 (Md 0.31 (0.27, 0.41) and nursing bed between 1.36 to 4.0 (Md 2.45 (1.62 ; 2.91). CONCLUSION: The quantitative and qualitative composition of the nursing staff in intensive care units surveyed are not consistent with the values recommended by the Federal Council of Nursing (COFEN) for care of critically ill patients.

OBJETIVO: Describir la composición y distribución del equipo de enfermería en Unidades de Cuidados Intensivos (UCI). METODO: Estudio descriptivo, exploratorio, realizado en 17 UCIs de seis instituciones hospitalarias localizadas en la Región Nor Oeste del Estado de Sao Paulo. RESULTADOS: Fueron encontrados, en promedio, los siguientes porcentajes: 13,1 por ciento de enfermeros, 11,2 por ciento de técnicos y 75,7 por ciento auxiliares de enfermería. La relación enfermero/cama presentó variación de 0,08 a 0,80 (Md 0,31(0,27;0,41) y la enfermería/cama de 1,36 a 4,0 (Md 2,45(1,62;2,91). CONCLUSION: la composición cuanti-cualitativa del equipo de enfermería en las Unidades de Cuidados Intensivos investigadas no se encuentra en concordancia con los valores recomendados por el Consejo Federal de Enfermería (COFEN), en lo que se refiere a pacientes críticos.