RESUMEN
Importance: Although federal law has long promoted patients' access to their protected health information, this access remains limited. Previous studies have demonstrated some issues in requesting release of medical records, but, to date, there has been no comprehensive review of the challenges that exist in all aspects of the request process. Objective: To evaluate the current state of medical records request processes of US hospitals in terms of compliance with federal and state regulations and ease of patient access. Design, Setting, and Participants: A cross-sectional study of medical records request processes was conducted between August 1 and December 7, 2017, in 83 top-ranked US hospitals with independent medical records request processes and medical records departments reachable by telephone. Hospitals were ranked as the top 20 hospitals for each of the 16 adult specialties in the 2016-2017 US News & World Report Best Hospitals National Rankings. Exposures: Scripted interview with medical records departments in a single-blind, simulated patient experience. Main Outcomes and Measures: Requestable information (entire medical record, laboratory test results, medical history and results of physical examination, discharge summaries, consultation reports, physician orders, and other), formats of release (pick up in person, mail, fax, email, CD, and online patient portal), costs, and request processing times, identified on medical records release authorization forms and through telephone calls with medical records departments. Results: Among the 83 top-ranked US hospitals representing 29 states, there was discordance between information provided on authorization forms and that obtained from the simulated patient telephone calls in terms of requestable information, formats of release, and costs. On the forms, as few as 9 hospitals (11%) provided the option of selecting 1 of the categories of information and only 44 hospitals (53%) provided patients the option to acquire the entire medical record. On telephone calls, all 83 hospitals stated that they were able to release entire medical records to patients. There were discrepancies in information given in telephone calls vs on the forms between the formats hospitals stated that they could use to release information (69 [83%] vs 40 [48%] for pick up in person, 20 [24%] vs 14 [17%] for fax, 39 [47%] vs 27 [33%] for email, 55 [66%] vs 35 [42%] for CD, and 21 [25%] vs 33 [40%] for online patient portals), additionally demonstrating noncompliance with federal regulations in refusing to provide records in the format requested by the patient. There were 48 hospitals that had costs of release (as much as $541.50 for a 200-page record) above the federal recommendation of $6.50 for electronically maintained records. At least 6 of the hospitals (7%) were noncompliant with state requirements for processing times. Conclusions and Relevance: The study revealed that there are discrepancies in the information provided to patients regarding the medical records release processes and noncompliance with federal and state regulations and recommendations. Policies focused on improving patient access may require stricter enforcement to ensure more transparent and less burdensome medical records request processes for patients.
Asunto(s)
Adhesión a Directriz , Servicio de Registros Médicos en Hospital , Registros Médicos/legislación & jurisprudencia , Acceso de los Pacientes a los Registros , Estudios Transversales , Adhesión a Directriz/legislación & jurisprudencia , Adhesión a Directriz/normas , Adhesión a Directriz/estadística & datos numéricos , Humanos , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/normas , Servicio de Registros Médicos en Hospital/estadística & datos numéricos , Acceso de los Pacientes a los Registros/legislación & jurisprudencia , Acceso de los Pacientes a los Registros/normas , Acceso de los Pacientes a los Registros/estadística & datos numéricos , Garantía de la Calidad de Atención de Salud , Estados UnidosRESUMEN
El Real Decreto 1093/2010 (3 de septiembre de 2010) establece el conjunto mínimo de datos que deben contener, entre otros, los informes clínicos de alta y de consultas externas elaborados en instituciones del Sistema Nacional de Salud. Hasta entonces regía la Orden Ministerial 221/1984, que solamente exigía la elaboración de un informe de alta a los pacientes atendidos en un establecimiento sanitario en régimen de hospitalización. A pesar de la importancia de dichos documentos, su calidad dista de ser la deseable, especialmente la de los informes de consulta que «entre otras cosas» no se realizan en un elevado porcentaje de casos. Recientemente la Sociedad Española de Medicina Interna (SEMI), en colaboración con otras sociedades científicas, han emitido unas recomendaciones para la elaboración de los informes de alta. En el presente trabajo se llevan a cabo una serie de reflexiones sobre las implicaciones del nuevo decreto, especialmente para el caso de los informes de consulta externa(AU)
Royal Decree 1093/2010 (3 September 2010) establishes the minimum data set that the clinical reports of discharges and outpatient visits elaborated in the facilities of the National Health System should contain, among others. Until then, the Ministerial Order 221/1984, that only required the drawing up of a discharge report for patients seen in a hospital-regime health care establishment, was in force. In spite of the importance of these documents, their quality is far from that desired, especially that of the reports on visits, which, among other things, are not performed in a high percentage of the cases. Recently the Sociedad Española de Medicina Interna (SEMI) (Spanish Society of Internal Medicine), in collaboration with other scientific societies, issued some recommendations for the drawing up of the discharge reports. In this present work, a series of thoughts are made on the implications of the new decree, especially in the case of the reports of the outpatient clinics(AU)
Asunto(s)
Humanos , Masculino , Femenino , Alta del Paciente/legislación & jurisprudencia , Alta del Paciente/normas , Hospitalización/legislación & jurisprudencia , Derivación y Consulta/legislación & jurisprudencia , Derivación y Consulta/organización & administración , Registros de Salud Personal/ética , Registros Electrónicos de Salud/legislación & jurisprudencia , Administradores de Registros Médicos/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/legislación & jurisprudenciaAsunto(s)
Acceso a la Información/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/legislación & jurisprudencia , Gestión de Riesgos/métodos , Humanos , Responsabilidad Legal , Política Organizacional , Estados UnidosRESUMEN
For mandates, a passing grade is good enough--don't over-do. Alert the CEO early, but wait for a plan before going to the Board. Partner with end-user departments. Don't rely on your vendor to prepare for government mandates. Utilize information from CHIME, AHIMA and peers.
Asunto(s)
Sistemas de Información en Hospital/organización & administración , Gestión de la Información , Clasificación Internacional de Enfermedades/legislación & jurisprudencia , Administradores de Registros Médicos/educación , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/legislación & jurisprudencia , Capacitación de Usuario de Computador , Regulación Gubernamental , Sector de Atención de Salud , Sistemas de Información en Hospital/legislación & jurisprudencia , Humanos , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/organización & administración , Técnicas de Planificación , Estados UnidosRESUMEN
Maintaining dual paper and electronic systems is often a necessity in the transition to digital record systems. The challenge in reporting data is keeping track of what data reside where.
Asunto(s)
Sistemas de Administración de Bases de Datos , Sistemas de Información en Hospital/organización & administración , Servicio de Registros Médicos en Hospital/organización & administración , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/organización & administración , Acceso a la Información/legislación & jurisprudencia , Difusión de Innovaciones , Humanos , Responsabilidad Legal , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Cultura Organizacional , Innovación Organizacional , Papel , Proyectos de Investigación , Integración de Sistemas , Estados UnidosAsunto(s)
Acceso a la Información/legislación & jurisprudencia , Gestión de la Información/normas , Servicio de Registros Médicos en Hospital/organización & administración , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/normas , Política Organizacional , Archivos , Seguridad Computacional/legislación & jurisprudencia , Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Humanos , Gestión de la Información/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/legislación & jurisprudencia , Programas Informáticos , Estados UnidosAsunto(s)
Redes de Comunicación de Computadores/legislación & jurisprudencia , Seguridad Computacional/legislación & jurisprudencia , Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Regulación Gubernamental , Servicio de Registros Médicos en Hospital/organización & administración , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/legislación & jurisprudencia , Acceso a la Información/legislación & jurisprudencia , Humanos , Responsabilidad Legal , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Medidas de Seguridad , Telemedicina/legislación & jurisprudencia , Robo/legislación & jurisprudencia , Robo/prevención & control , Estados UnidosAsunto(s)
Revelación/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/legislación & jurisprudencia , Procesos de Copia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/organización & administración , Política Organizacional , Estados UnidosAsunto(s)
Acceso a la Información/legislación & jurisprudencia , Internacionalidad/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/organización & administración , Servicios Externos/legislación & jurisprudencia , Servicio de Radiología en Hospital/organización & administración , Telerradiología/organización & administración , Confidencialidad , Humanos , Responsabilidad Legal , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/normas , Servicios Externos/normas , Servicio de Radiología en Hospital/legislación & jurisprudencia , Servicio de Radiología en Hospital/normas , Medidas de Seguridad , Telerradiología/legislación & jurisprudencia , Telerradiología/normas , Estados UnidosRESUMEN
Numerous researchers have expressed concern over the impacts on medical records availability of the newly effective Medical Information Privacy rule, as authorized by the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). The increased costs associated with compliance with the rule, and the increased potential for financial liability, raises the possibility that hospitals may be less likely to participate in such research, resulting in a decrease of the validity of multisite studies designed to represent an entire population. Our multisite medical record validation study, designed to assess the accuracy of maternally linked birth records, provides an overview of a number of HIPAA implementation challenges. We found that the new HIPAA rule presents new challenges for those who rely on the release of medical record information for epidemiologic research. At the very minimum, increased compliance costs associated with human subjects protection and increased administrative burden for researchers would seem to be inevitable as medical institutions address the requirements of the new HIPAA rule by instituting more complex and thus more cumbersome procedures. Researchers should anticipate increased costs and plan accordingly when budgeting for human subjects review processes.
Asunto(s)
Certificado de Nacimiento/legislación & jurisprudencia , Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Estudios Epidemiológicos , Adhesión a Directriz/legislación & jurisprudencia , Health Insurance Portability and Accountability Act , Servicios de Salud Materna/legislación & jurisprudencia , Registro Médico Coordinado/normas , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Presupuestos , Comités de Ética en Investigación , Femenino , Adhesión a Directriz/economía , Humanos , Responsabilidad Legal , Masculino , Servicios de Salud Materna/economía , Servicios de Salud Materna/estadística & datos numéricos , Servicio de Registros Médicos en Hospital/economía , Embarazo , Estados Unidos , WashingtónRESUMEN
After a year of HIPAA, there's still some adjusting to do. Some don't grasp the value of accounting to patients about disclosures, but HHS' Richard Campanelli, left, says it offers patients reassurance that their data was safeguarded. Baylor's Donna Bowers, on the cover, says caregivers are now understanding that "Maybe (patients) do care that I'm asking all these personal questions in front of all these people."
Asunto(s)
Adhesión a Directriz/estadística & datos numéricos , Health Insurance Portability and Accountability Act , Administración Hospitalaria/estadística & datos numéricos , Registros Médicos/legislación & jurisprudencia , Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Revelación/legislación & jurisprudencia , Adhesión a Directriz/legislación & jurisprudencia , Encuestas de Atención de la Salud , Administración Hospitalaria/legislación & jurisprudencia , Administradores de Hospital/psicología , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/estadística & datos numéricos , Responsabilidad Social , Estados UnidosAsunto(s)
Comercio/legislación & jurisprudencia , Health Insurance Portability and Accountability Act , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Registros Médicos/legislación & jurisprudencia , Derechos Civiles/legislación & jurisprudencia , Abogados , Responsabilidad Legal , Medidas de Seguridad , Texas , Robo , Estados UnidosAsunto(s)
Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Adhesión a Directriz/legislación & jurisprudencia , Health Insurance Portability and Accountability Act , Administración Hospitalaria/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Georgia , Estados Unidos , United States Dept. of Health and Human ServicesRESUMEN
After all the planning and implementation, how can you ensure your electronic records hold up in court? Here's an overview of the many ramifications of electronic records. Learn how to protect your facility while preserving record integrity.
Asunto(s)
Documentación/normas , Health Insurance Portability and Accountability Act , Responsabilidad Legal , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/legislación & jurisprudencia , Sistemas de Registros Médicos Computarizados/normas , Seguridad Computacional , Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Educación Continua , Internet/normas , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Servicio de Registros Médicos en Hospital/organización & administración , Política Organizacional , Control de Calidad , Gestión de Riesgos/legislación & jurisprudencia , Estados UnidosAsunto(s)
Sector de Atención de Salud/legislación & jurisprudencia , Responsabilidad Legal , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Gestión de Riesgos/legislación & jurisprudencia , Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Revelación , Fraude/legislación & jurisprudencia , Sistemas de Información en Hospital/legislación & jurisprudencia , Humanos , Mala Praxis/legislación & jurisprudencia , Administradores de Registros Médicos , Estudios de Casos Organizacionales , Rol Profesional , Estrés Psicológico , Estados UnidosAsunto(s)
Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Revelación/legislación & jurisprudencia , Health Insurance Portability and Accountability Act , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Contratos , Responsabilidad Legal , Privacidad/legislación & jurisprudencia , Estados Unidos , United States Dept. of Health and Human ServicesAsunto(s)
Procesos de Copia/economía , Control de Formularios y Registros/economía , Servicio de Registros Médicos en Hospital/economía , Acceso de los Pacientes a los Registros/economía , Presupuestos , Control de Formularios y Registros/legislación & jurisprudencia , Health Insurance Portability and Accountability Act , Costos de Hospital , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Acceso de los Pacientes a los Registros/legislación & jurisprudencia , Estados UnidosAsunto(s)
Confidencialidad/legislación & jurisprudencia , Health Insurance Portability and Accountability Act , Servicio de Registros Médicos en Hospital/legislación & jurisprudencia , Registros Médicos/legislación & jurisprudencia , Gobierno Federal , Regulación Gubernamental , Registros Médicos/normas , Servicio de Registros Médicos en Hospital/normas , Acceso de los Pacientes a los Registros/legislación & jurisprudencia , Estados UnidosRESUMEN
Recent health care reforms, the start of accreditation processes of health institutions, and the introduction also in the health system of risk management concepts and instruments, borrowed from the enterprise culture and the emphasis put on the protection of privacy, render evident the need and the urgency to define and to implement improvement processes of the organization and management of the medical documentation in the hospital with the aim of facilitation in fulfilment of regional and local health authorities policies about protection of the safety and improvement of quality of care. Currently the normative context that disciplines the management of medical records inside the hospital appears somewhat fragmentary, incomplete and however not able to clearly orientate health operators with the aim of a correct application of the enforced norms in the respect of the interests of the user and of local health authority. In this job we individuate the critical steps in the various phases of management process of the clinical folder and propose a new model of regulations, with the purpose to improve and to simplify the management processes and the modalities of compilation, conservation and release to entitled people of all clinical documentation.