Methodological description of clinical research data collection through electronic medical records in a center participating in an international multicenter study / Abordagem e descrição metodológica do uso do prontuário eletrônico como forma de coleta de dados em pesquisa clínica em centro participante de estudo internacional e multicêntrico

ABSTRACT Data collection for clinical research can be difficult, and electronic health record systems can facilitate this process. The aim of this study was to describe and evaluate the secondary use of electronic health records in data collection for an observational clinical study. We used Cerner Millennium®, an electronic health record software, following these steps: (1) data crossing between the study's case report forms and the electronic health record; (2) development of a manual collection method for data not recorded in Cerner Millennium®; (3) development of a study interface for automatic data collection in the electronic health records; (4) employee training; (5) data quality assessment; and (6) filling out the electronic case report form at the end of the study. Three case report forms were consolidated into the electronic case report form at the end of the study. Researchers performed daily qualitative and quantitative analyses of the data. Data were collected from 94 patients. In the first case report form, 76.5% of variables were obtained electronically, in the second, 95.5%, and in the third, 100%. The daily quality assessment of the whole process showed complete and correct data, widespread employee compliance and minimal interference in their practice. The secondary use of electronic health records is safe and effective, reduces manual labor, and provides data reliability. Anesthetic care and data collection may be done by the same professional.

RESUMO A coleta de dados para pesquisa clínica pode representar um desafio em que sistemas de registro eletrônico em saúde podem facilitar o processo. O objetivo deste estudo foi descrever e avaliar o uso secundário de registros eletrônicos em saúde na coleta de dados para um estudo clínico observacional. Usamos o Cerner Millennium®, software de registro eletrônico em saúde, de acordo com os seguintes passos: (1) cruzamento dos dados das fichas de coleta de dados do estudo e dos registros eletrônicos em saúde; (2) desenvolvimento de método para coleta manual de dados não registrados no Cerner Millennium®; (3) desenvolvimento de interface de estudo para a coleta automática de dados nos registros eletrônicos em saúde; (4) treinamento de colaboradores; (5) avaliação da qualidade dos dados; e (6) preenchimento da ficha eletrônica de coleta de dados no fim do estudo. Três fichas de coleta de dados foram consolidadas em uma ficha eletrônica de coleta de dados no fim do estudo. Os pesquisadores realizaram análise qualitativa e quantitativa de dados diariamente. Foram coletados dados de 94 pacientes. Na primeira ficha de coleta de dados, 76,5% das variáveis foram obtidas eletronicamente, na segunda, 95,5%, e na terceira, 100%. A avaliação diária de qualidade do processo como um todo revelou dados completos e corretos, ampla adesão dos colaboradores e mínima interferência na prática profissional. O uso secundário dos registros eletrônicos em saúde é seguro e efetivo, reduz o trabalho manual e produz dados confiáveis. O cuidado anestésico ao paciente e a coleta de dados podem ser realizados simultaneamente pelo mesmo professional.

Fila cirúrgica digital como instrumento auxiliar de gestão hospitalar: Sugestões de adequações propostas por um serviço universitário de oftalmologia / The preoperative scheduling system as a secondary tool for hospital management: suggestions for adjustments proposed by a university ophthalmology unit

RESUMO Objetivo: Avaliar, através de busca na internet, quais os serviços públicos com atendimento oftalmológico no Brasil que possuem um pacote digital composto de página da instituição na rede digital, prontuário eletrônico, sistema de regulação de atendimento e fila de espera cirúrgica digital. Enfatizar a presença destes elementos de pesquisa com a condição de funcionamento de fila de espera cirúrgica digital com possibilidade de consulta publica pelo paciente usuário. Métodos: Estudo transversal através de busca na internet de serviços de oftalmologia com este pacote digital completo ou parcial em caráter nacional. Os dados foram pesquisados na internet no período de junho à julho de 2015. As instituições foram divididas em grupos de pesquisa, assim designados: hospitais multidisciplinares universitários, hospitais multidisciplinares assistenciais, hospitais uni-disciplinares assistenciais (somente oftalmologia) e banco de olhos (como entidade de atendimento público). Duas variáveis foram avaliadas: número total e parcial de serviços públicos de oftalmologia que possuem este sistema digital e como foi desenvolvido este pacote digital por cada instituição. Os dados foram avaliados através do teste Qui quadrado e prova exata de Fisher. O nível de significância do estudo foi 0,05. Resultados: Foram encontradas 48 instituições públicas oftalmológicas detentoras deste pacote digital, sendo: 24 universitárias, 15 assistenciais, 3 hospitalares uni-disciplinares (somente oftalmologia), 6 bancos de olhos. Somente 10,4 % destas instituições apresentaram uma fila de espera cirúrgica digital. Exclusivamente os bancos de olhos obtiveram dados significativos quanto a presença de fila cirúrgica digital, bem como a origem de seu desenvolvimento. Conclusão: Apenas algumas instituições apresentaram um pacote digital completo, porém a fila de espera cirúrgica digital é o componente mais raro destas instituições. Razões desta constatação são explanadas pelo estudo. Embora com pequena representação, em todo território nacional somente dois bancos de olhos apresentaram fila cirúrgica digital com possibilidade de consulta pública.

ABSTRACT Objective: To evaluate the incidence of a software program package at Brazilian public eye care institutions through an online survey. The package is made up of the institutions' websites, electronic medical records, regulatory assistance control system and the preoperative scheduling system. The aim is to analyze if this type of software facilitates the provisioning of eye care services, the patients' surgical procedure agenda, and access to information about the patients. Methods: Public health care institutions with eye care services were divided into multidisciplinary university hospitals, multidisciplinary health system hospitals, single discipline hospitals (only ophthalmology) and eye banks (when linked to public health care). Two kinds of data were evaluated on the Internet: I) ophthalmology institutions and the correlation with the presence of the software program, II) ophthalmology institutions and the correlation with the software source. A statistical analysis was performed using chi-square and Fisher's exact test. Significance levels were estimated at 0.05. Results: 48 public institutions were evaluated at 24 universities, 15 health care institutions, 3 single discipline hospital institutions (ophthalmology only), and 6 institutions specifically referred to as eye banks. In this survey, the digital preoperative scheduling system was only found in 10.4% of the institutions. After the statistical analysis, the eye bank was the only relevant institution that was significantly related to the presence of the digital preoperative scheduling system. Conclusion: Preoperative scheduling systems are expected to provide a good support tool for administrative management. However, this type of instrument as a software program is rarely found in public health care institutions in Brazil.

Modelagem do padrão TISS por meio do enfoque dual da Fundação openEHR / Modeling TISS standard using the openEHR dual-model approach

Em 2005, a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) estabelece o padrão TISS (Troca de Informação na Saúde Suplementar), intercâmbio eletrônico obrigatório entre as operadoras de planos de saúde (cerca de 1500 registradas na ANS) e prestadores de serviços (cerca de 200 mil) sobre os eventos de assistência prestados aos beneficiários. O padrão TISS foi desenvolvido seguindo a estrutura do Comitê ISO/TC215 de padrões para informática em saúde e se divide em quatro partes: conteúdo e estrutura, que compreende a estrutura das guias em papel; representação de conceitos em saúde, que se refere às tabelas de domínio e vocabulários em saúde; comunicação, que contempla as mensagens eletrônicas; e segurança e privacidade, seguindo recomendação do Conselho Federal de Medicina (CFM). Para aprimorar sua metodologia de evolução, essa presente tese analisou o grau de interoperabilidade do padrão TISS segundo a norma ISO 20514 (ISO 20514, 2005) e a luz do modelo dual da Fundação openEHR, que propõe padrões abertos para arquitetura e estrutura do Registro Eletrônico de Saúde (RES). O modelo dual da Fundação openEHR é composto, no primeiro nível, por um modelo de referência genérico e, no segundo, por um modelo de arquétipos, onde se detalham os conceitos e atributos. Dois estudos foram realizados: o primeiro se refere a um conjunto de arquétipos demográficos elaborados como proposta de representação da informação demográfica em saúde, baseado no modelo de referência da Fundação openEHR. O segundo estudo propõe um modelo de referência genérico, como aprimoramento das especificações da Fundação openEHR, para representar o conceito de submissão de autorização e contas na saúde, assim como um conjunto de arquétipos. Por fim, uma nova arquitetura para construção do padrão TISS é proposta, tendo como base o modelo dual da Fundação openEHR e como horizonte a evolução para o RES centrado no paciente.

In 2005 the Brazilian National Healthcare Agency (Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), in Portuguese) published the TISS standard, a mandatory electronic exchange claims between the health insurance (approximately 1500 registered at ANS) and healthcare providers (approximately 200 000) about the healthcare events provided to the beneficiaries. The TISS standard was developed following the structure of the ISO/TC215 Committee for Health Informatics and is divided into four parts: data structure that encompasses the forms; semantic content that refers to the vocabularies and terminologies; data interchange that includes the electronic messages; and security issues in healthcare information following a recommendation of the Federal Council of Medicine (Conselho Federal de Medicina (CFM), in Portuguese). To improve the TISS standard's evolution, this study analyses the levels of interoperability in accordance with ISO 20514 (ISO 20514, 2005) and the dual model of the openEHR Foundation, which proposes open standards for Electronic Health Records (EHR) architecture and healthcare information. The dual model of the openEHR Foundation specifications is composed, on the first level, by a generic reference model and on the second by an archetype model that details the concepts and attributes. Two studies were conducted in this thesis: the first one refers to a set of demographic archetypes developed as a proposal representation of the demographic information, based on the reference model of the openEHR Foundation. The second study proposes a generic reference model, as an improvement of the openEHR specifications, to represent the concept of submission of claims, as well as a set of archetypes. Finally, a new architecture for building the TISS standard is proposed based on the dual model of the openEHR Foundation and envisioning a patient-centered EHR.