Successful Applicant and Program Director Perspectives on the Virtual Residency Selection Process for Canadian Surgical Subspecialties.

ABSTRACT

Introduction: The COVID-19 pandemic imparted an important shift in strategies postgraduate surgical programs use to recruit, interact with, and select medical students applying through the Canadian Resident Matching Service (CaRMS). With this unprecedented shift toward virtual applicant selection, this study sought to explore and analyze perspectives of the first cohort of program directors (PDs) and applicants who participated in this process. Methods: A cross-sectional survey study was designed using Google Forms for both PDs and applicants participating in the 2021 CaRMS surgical subspecialty selection process. Questions pertained to format and content of virtual engagement methods, the interview itself, as well as advice for future applicants. Results: Thirty-five PDs and 40 successful applicants (n = 75) participated in the study. Cost reduction was the most commonly reported benefit of online interviewing by PDs (85%), followed by efficiency (71%), enhanced resource management (49%), and ability to conduct more interviews (23%). Strong letters of reference (80%) and interview performance (74%) remained the most significant factors in virtual applicant selection. Attendance to virtual recruitment events did not increase the likelihood of offering interviews (n = 24, 69% of PDs), although the ability to perform in-person electives held tremendous value. Most applicants (90%) reported on virtual information sessions as the best method for learning about programs; work culture and environment were topics most valued as discussion points (90%). Successful applicants provided an average confidence of 76% regarding their suitability with their matched programs. Seventy-three percent of applicants (n = 29) had either a preference for virtual interviews or were equivocal, while 51.4% of PDs (n = 18) preferred interviews to be conducted virtually for future cohorts. Conclusion: Trainees are entering residency with confidence following a virtual selection process, and PDs feel confident in their selections. Although no clear consensus exists regarding preference for virtual or in-person interviews, several advantages for virtual resident selection exist. The influence of an in-person elective was found difficult to replace, regardless of interview format. The importance of applicant engagement with programs prior to interviews is highlighted and discussed with recommendations provided for best practices.

Introduction: La pandémie de COVID-19 a induit un important changement de stratégies de l'utilisation des programmes chirurgicaux de 3e cycle pour recruter, interagir avec les étudiants en médecine et sélectionner les étudiants déposant une candidature par le biais du CaRMS, le service d'affectation des résidents canadiens. Avec ce mouvement sans précédent vers une sélection virtuelle des candidats, l'étude a cherché à explorer et analyser les points de vue de la première cohorte de directeurs de programmes (DP) et de candidats ayant participé à ce processus. Méthodes Une enquête transversale a été conçue à l'aide de Google Forms pour, à la fois, les DP et les candidats participant au processus de sélection de sous-spécialité chirurgicale 2021 du CaRMS. Des questions portaient sur le format et le contenu des méthodes de contact virtuelles, l'entretien proprement dit ainsi que sur des conseils pour les candidats futurs. Résultats Trente-cinq DP et quarante candidats acceptés (n = 75) ont participé à l'étude. La réduction des coûts a été l'avantage des entretiens en ligne le plus souvent cité par les DP (85 %) suivie de l'efficacité (71 %), d'une meilleure gestion des ressources (49 %) et de la capacité à réaliser plus d'entretiens (23 %). De solides lettres de recommandation (80 %) et la performance au cours de l'entretien (74 %) restaient les facteurs les plus significatifs pour la sélection virtuelle des candidats. La participation aux événements virtuels de recrutement n'augmentait pas la probabilité d'offre d'un entretien (n = 24, 69 % des DP), même si la possibilité de réaliser des entretiens facultatifs en personne avait une valeur considérable. La plupart des candidats (90 %) ont indiqué que les séances d'information virtuelles étaient la meilleure méthode pour en savoir plus sur les programmes; la culture et l'environnement de travail étaient les thèmes ayant le plus de valeur comme sujets de discussion (90 %). Les candidats ayant réussi ont indiqué à 76 % qu'ils s'estimaient confiants sur le fait de bien correspondre aux programmes auxquels ils étaient affectés. Soixante-treize pour cent des candidats (n = 29) avaient une préférence pour les entretiens virtuels ou étaient dans le doute, tandis que 51,4 % des DP (n = 18) préféraient que les entretiens des cohortes futures soient menés virtuellement. Conclusion: Les stagiaires commencent leur résidence avec confiance après un processus de sélection virtuel et les DP se sentent confiants quant à leurs choix. Même s'il n'existe pas un franc consensus concernant une préférence pour les entretiens virtuels ou en face à face, la sélection à distance des résidents présente plusieurs avantages. L'influence d'un entretien optionnel en personne s'est avérée difficile à remplacer, quelle que soit la forme donnée à l'entretien. L'importance de l'engagement du candidat dans des programmes antérieurs aux entretiens est soulignée et discutée avec des recommandations fournies pour de meilleures pratiques.